Définition d’une archive courante
Une archive courante correspond à l’ensemble des documents qui sont activement utilisés dans le cadre de l’activité quotidienne d’une entreprise. Ce sont des documents récents, en cours d’utilisation, indispensables au bon fonctionnement des services. Leur consultation est fréquente et leur accès doit être rapide pour répondre aux besoins opérationnels immédiats. On y trouve, par exemple, des dossiers clients en cours, des factures non réglées, des contrats en négociation ou encore des documents de gestion interne tels que des plannings ou des feuilles de présence.
Comment archiver les documents courants dans une entreprise ?
Classement logique et structuré
Pour gérer efficacement les archives courantes, l’entreprise doit mettre en place un classement structuré et logique des différents types de documents à conserver. L’objectif est de faciliter l’accès rapide à chaque document. Il est important d’organiser les archives selon une nomenclature claire, fondée par exemple sur des catégories comme le client, le projet, le service ou encore la date. Une telle organisation évite les pertes d’information et limite la redondance des documents dans différents dossiers.
Utilisation d’outils adaptés
Selon la nature des documents et les habitudes de travail, les archives courantes peuvent être conservées sur support papier ou support numérique. En version papier, elles doivent être rangées dans des classeurs clairement identifiés, accessibles dans les bureaux ou à proximité des équipes concernées. En version numérique, elles doivent être stockées sur des serveurs partagés, dans des systèmes de gestion électronique des documents (GED) ou des espaces collaboratifs sécurisés. L’important est de garantir un accès simple et rapide, sans compromettre la sécurité.
Accessibilité immédiate
L’un des critères essentiels des archives courantes est leur accessibilité immédiate. Elles doivent être disponibles à tout moment pour les collaborateurs qui en ont besoin dans le cadre de leur travail. Cela signifie qu’il ne faut ni les stocker hors site, ni les archiver trop précocement. L’accès doit être fluide, sans obstacle technique ni procédure trop contraignante. Un classement bien pensé permet à chacun de retrouver l’information sans perte de temps.
Respect de la confidentialité
Même si elles sont en usage courant, certaines archives contiennent des informations sensibles, notamment dans les domaines juridique, financier ou ressources humaines. Il est donc essentiel de garantir la confidentialité de ces documents. Pour les formats papier, cela passe par un stockage sécurisé dans des espaces fermés. Pour les formats numériques, des droits d’accès doivent être configurés avec précision, en limitant la visibilité aux personnes autorisées. Il est également important de prévoir des sauvegardes régulières pour éviter toute perte.
Durée de conservation en tant qu’archive courante
Un document reste classé comme archive courante tant qu’il est utile à l’activité immédiate de l’entreprise. Dès lors qu’il n’est plus consulté régulièrement, mais qu’il doit être conservé pour des raisons légales, réglementaires ou stratégiques, il entre dans la catégorie des archives intermédiaires. Il est donc important de suivre le cycle de vie du document pour assurer un passage fluide entre ces deux étapes, sans confusion ni surcharge.
Bonnes pratiques pour gérer les archives courantes
Formation et responsabilisation
La gestion des archives courantes repose avant tout sur l’implication des collaborateurs. Chaque personne en charge d’un dossier doit savoir où et comment classer ses documents. Il est recommandé de nommer des référents dans chaque service, chargés de veiller à l’application des règles de classement. Une formation régulière permet de rappeler les bonnes pratiques et d’actualiser les procédures en fonction de l’évolution des outils ou des réglementations.
Procédures documentées
Pour garantir la cohérence de l’archivage dans toute l’entreprise, il est indispensable de documenter les processus. Cela signifie rédiger des protocoles internes qui précisent, pour chaque type de document, les modalités de classement, de consultation et de transfert vers les archives intermédiaires. Une documentation claire permet à tous les collaborateurs de suivre les mêmes règles et d’éviter les erreurs ou les oublis.
Revue régulière des dossiers
Il est conseillé de procéder à une revue régulière des dossiers actifs pour déterminer ceux qui ne sont plus nécessaires à l’activité quotidienne. Ce travail de tri permet d’alléger les espaces de stockage et de préparer le versement vers les archives intermédiaires. Il contribue aussi à limiter les risques d’erreur, comme l’utilisation d’un document obsolète.
Une archive courante est donc un document actif, qui accompagne les collaborateurs dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Son classement structuré, son accessibilité rapide et sa sécurisation sont essentiels pour garantir un fonctionnement fluide et efficace. En intégrant l’archivage dès la création du document et en formant les équipes aux bonnes pratiques, l’entreprise pose les bases d’un système d’information maîtrisé, fiable et conforme aux exigences légales.